UX, Research
LabelHub, workflow optimization
Mijn rol: UX Designer
Teamleden: CEO | UX Designer | Developer
UX, Research
LabelHub, workflow optimization
Mijn rol: UX Designer
Teamleden: CEO | UX Designer | Developer
UX/UI
Labelhub, workflow optimization
Mijn rol: UX Designer
Teamleden: CEO | UX Designer | Developer
introductie
Labelhub was opzoek naar een etiketten drukkerij waar ze hun software konden testen en optimaliseren. Ik werkte destijds bij een drukkerij waar ik de integratie van de software begeleide en waar nodig de workflow van de software te verbeteren.
introductie
Labelhub was opzoek naar een etiketten drukkerij waar ze hun software konden testen en optimaliseren. Ik werkte destijds bij een drukkerij waar ik de integratie van de software begeleide en waar nodig de workflow van de software te verbeteren.
Background
Labelhub is een web app waarmee etiketten drukkerijen de workflow van hun artwork kunnen automatiseren. Het artwork van de labels wordt geüpload in Labelhub en de software maakt het artwork drukklaar.
Background
Labelhub is een web app waarmee etiketten drukkerijen de workflow van hun artwork kunnen automatiseren. Het artwork van de labels wordt geüpload in Labelhub en de software maakt het artwork drukklaar.
Het proces
Wijzigingen in Labelhub zijn relatief makkelijk gemaakt waardoor het niet nodig is om een prototype te bouwen maar de wijzigingen live uit te voeren. Dit bespaarde tijd en geld. Ik heb ervoor gekozen door met de volgende stappen Labelhub te implementeren.
Het proces
Wijzigingen in Labelhub zijn relatief makkelijk gemaakt waardoor het niet nodig is om een prototype te bouwen maar de wijzigingen live uit te voeren. Dit bespaarde tijd en geld. Ik heb ervoor gekozen door met de volgende stappen Labelhub te implementeren.
Research
Implementeren
Testen
Analyseren
1. Research
Tijdens deze fase heb ik in kaart gebracht hoe de drukkerij het artwork verwerkte. Dit heb ik gedaan door gesprekken te voeren met de mensen die het artwork verwerken. De vraag die centraal stond was:
Waar moet drukklaar artwork aan voldoen.
De Repro afdeling (artwork verwerkers) krijgen via de verkoopafdeling artwork binnen. Vervolgens wordt het artwork handmatig op het juiste formaat opgemaakt en druktechnisch klaar gemaakt. De volgende stap is om het artwork naar de digitale pers te sturen en het artwork handmatig te verdelen over de materiaal breedte en lengte. Na deze stappen is het artwork gereed om gedrukt te worden. Deze stappen heb ik teruggekoppeld aan Labelhub en zij hebben vervolgens deze stappen geautomatiseerd.
1. Research
Tijdens deze fase heb ik in kaart gebracht hoe de drukkerij het artwork verwerkte. Dit heb ik gedaan door gesprekken te voeren met de mensen die het artwork verwerken. De vraag die centraal stond was:
Waar moet drukklaar artwork aan voldoen.
De Repro afdeling (artwork verwerkers) krijgen via de verkoopafdeling artwork binnen. Vervolgens wordt het artwork handmatig op het juiste formaat opgemaakt en druktechnisch klaar gemaakt. De volgende stap is om het artwork naar de digitale pers te sturen en het artwork handmatig te verdelen over de materiaal breedte en lengte. Na deze stappen is het artwork gereed om gedrukt te worden. Deze stappen heb ik teruggekoppeld aan Labelhub en zij hebben vervolgens deze stappen geautomatiseerd.
2. eerste test fase
Aan de Repro afdeling is uitgelegd hoe ze met Labelhub moeten werken. Er is vervolgens afgesproken dat ze een week lang met Labelhub gaan werken en terugkoppelen hoe het bevalt en waar zo tegenaan lopen.
Ik heb een lijst gegeven waarop de Repro bijhoudt hoeveel artwork ze verwerken met Labelhub en hoeveel handmatig. Als ze het artwork handmatig verwerken geven ze aan wat de reden is dat ze het niet in Labelhub maken. Op deze manier wordt er inzichtelijk waar Labelhub nog in kan verbeteren.
2. eerste test fase
Aan de Repro afdeling is uitgelegd hoe ze met Labelhub moeten werken. Er is vervolgens afgesproken dat ze een week lang met Labelhub gaan werken en terugkoppelen hoe het bevalt en waar zo tegenaan lopen.
Ik heb een lijst gegeven waarop de Repro bijhoudt hoeveel artwork ze verwerken met Labelhub en hoeveel handmatig. Als ze het artwork handmatig verwerken geven ze aan wat de reden is dat ze het niet in Labelhub maken. Op deze manier wordt er inzichtelijk waar Labelhub nog in kan verbeteren.
2a. Analyse van de eerste testfase
Een groot aantal jobs is via Labelhub gemaakt maar ook een groot aantal jobs nog met de hand. Tijdens het bespreken van de lijst zijn we met de volgende oplossingen gekomen om meer jobs via Labelhub te maken.
Corrupted bestanden
Oplossen door een autofix te laten uitvoeren via Labelhub. De corrupted bestanden hadden allemaal een verkeerd formaat wat via Labelhub automatisch aan te passen is.
Sachets(zakjes)
Oplossen door twee templates te maken. Een voor etiketten en een voor sachets. Labelhub herkent automatisch welke template er gebruikt moet worden.
Kleine formaten
Momenteel is dit nog niet op te lossen via Labelhub. Dit heeft geen prioriteit om op te lossen omdat dit relatief weinig opdrachten betreft.Er werd aangegeven dat als ze artwork verwerken via Labelhub ze nog veel handelingen moeten uitvoeren. Als ze artwork uploaden in Labelhub moeten ze vaak nog op autofix, step & repeat en de download knop klikken. Dit levert lange wachttijden op omdat ze elke keer de status van het artwork moeten checken. Hieronder geef ik weer wat de nieuwe workflow geworden is.
(link uitgebreide data)
2a. Analyse van de eerste testfase
Een groot aantal jobs is via Labelhub gemaakt maar ook een groot aantal jobs nog met de hand. Tijdens het bespreken van de lijst zijn we met de volgende oplossingen gekomen om meer jobs via Labelhub te maken.
Corrupted bestanden
Oplossen door een autofix te laten uitvoeren via Labelhub. De corrupted bestanden hadden allemaal een verkeerd formaat wat via Labelhub automatisch aan te passen is.
Sachets(zakjes)
Oplossen door twee templates te maken. Een voor etiketten en een voor sachets. Labelhub herkent automatisch welke template er gebruikt moet worden.
Kleine formaten
Momenteel is dit nog niet op te lossen via Labelhub. Dit heeft geen prioriteit om op te lossen omdat dit relatief weinig opdrachten betreft.Er werd aangegeven dat als ze artwork verwerken via Labelhub ze nog veel handelingen moeten uitvoeren. Als ze artwork uploaden in Labelhub moeten ze vaak nog op autofix, step & repeat en de download knop klikken. Dit levert lange wachttijden op omdat ze elke keer de status van het artwork moeten checken. Hieronder geef ik weer wat de nieuwe workflow geworden is.
(link uitgebreide data)
3. Tweede test fase
Nadat de aanpassingen gemaakt waren heeft de Repro afdeling wederom 7 dagen lang Labelhub gebruikt en getest. Als alles goed aangepast was konden ze rond de 80% van de jobs via Labelhub verwerken. Er werd rekening gehouden dat kleine etiketjes niet via Labelhub gemaakt konden worden. Er is wel gevraagd bij te houden hoeveel jobs ze om deze reden niet konden maken.
2a. Pijnpunten in kaart
brengen
Nadat de aanpassingen gemaakt waren heeft de Repro afdeling wederom 7 dagen lang Labelhub gebruikt en getest. Als alles goed aangepast was konden ze rond de 80% van de jobs via Labelhub verwerken. Er werd rekening gehouden dat kleine etiketjes niet via Labelhub gemaakt konden worden. Er is wel gevraagd bij te houden hoeveel jobs ze om deze reden niet konden maken.
4. Analysis of the 2nd test phase
Conclusie
Zo goed als alle jobs zijn via Labelhub gemaakt. Er wordt nog gekeken of software technisch kleine etiketten ook gemaakt kunnen worden via Labelhub. De nieuwe methode bespaarde ongeveer 30 seconden per job.
Vervolg stap
Momenteel zijn we bezig om de workflow nog meer geautomatiseerd te maken. De drukkerij slaat hun artwork op een in andere softwarepakket (CERM). De bedoeling is om ervoor te zorgen dat wanneer artwork wordt geüpload in Labelhub het na het verwerken van het artwork in de juiste directory wordt gezet van CERM. Hierdoor hoeft de repro alleen nog maar het artwork te uploaden om vervolgens het verwerkte artwork uit CERM te halen en door te sturen naar de digitale pers. Hieronder een demo van de aangepaste workflow.
4. Analysis of the
2nd test phase
Conclusie
Zo goed als alle jobs zijn via Labelhub gemaakt. Er wordt nog gekeken of software technisch kleine etiketten ook gemaakt kunnen worden via Labelhub. De nieuwe methode bespaarde ongeveer 30 seconden per job.
Vervolg stap
Momenteel zijn we bezig om de workflow nog meer geautomatiseerd te maken. De drukkerij slaat hun artwork op een in andere softwarepakket (CERM). De bedoeling is om ervoor te zorgen dat wanneer artwork wordt geüpload in Labelhub het na het verwerken van het artwork in de juiste directory wordt gezet van CERM. Hierdoor hoeft de repro alleen nog maar het artwork te uploaden om vervolgens het verwerkte artwork uit CERM te halen en door te sturen naar de digitale pers. Hieronder een demo van de aangepaste workflow.
Conclusie
• Doordat ze via Labelhub artwork automatisch kunnen verwerken hoeven ze bijna niet meer handmatig aanpassingen te maken, wat tijd bespaard.
• Er worden bijna geen opmaak fouten meer gemaakt omdat Labelhub alles automatisch verwerkt. Als je met de hand artwork verwerkt is er altijd kans op een misclick, stappen vergeten en problemen over het hood zien.
• De drukkerij heeft aangegeven dat door gebruik te maken van Labelhub er meer tijd over is op een dag om aan andere dingen te werken. De nieuwe workflow bespaart ongerveer 30 seconden per job.
Conclusie
• Doordat ze via Labelhub artwork automatisch kunnen verwerken hoeven ze bijna niet meer handmatig aanpassingen te maken, wat tijd bespaard.
• Er worden bijna geen opmaak fouten meer gemaakt omdat Labelhub alles automatisch verwerkt. Als je met de hand artwork verwerkt is er altijd kans op een misclick, stappen vergeten en problemen over het hood zien.
• De drukkerij heeft aangegeven dat door gebruik te maken van Labelhub er meer tijd over is op een dag om aan andere dingen te werken. De nieuwe workflow bespaart ongerveer 30 seconden per job.
Leerpunten
Ik had misschien meer research moeten doen in het begin. Toen ik de manier van werken wist van de drukkerij ben ik redelijk snel overgegaan op het implementeren van deze workflow in Labelhub. Als ik live had meegekeken met hun manier van werken had ik misschien de verbeterpunten van de 1e test fase kunnen voorkomen.
Leerpunten
Ik had misschien meer research moeten doen in het begin. Toen ik de manier van werken wist van de drukkerij ben ik redelijk snel overgegaan op het implementeren van deze workflow in Labelhub. Als ik live had meegekeken met hun manier van werken had ik misschien de verbeterpunten van de 1e test fase kunnen voorkomen.